Vivir fuera de España no impide aceptar una herencia en España, pero sí cambia la forma de reunir, verificar y presentar la documentación. Además de acreditar quién ha fallecido y quién puede heredar, hay que identificar los bienes y deudas, revisar las formalidades de los documentos emitidos en otro país y no perder de vista los plazos tributarios. La planificación previa evita pedir documentos que después no sirven, traducir versiones que el destinatario no acepta o llegar tarde a una obligación fiscal.
Esta guía explica el recorrido documental más habitual. Para el marco jurídico general de una sucesión con elementos internacionales, consulte también nuestra guía sobre herencia internacional.
En este artículo
Qué documentos acreditan la sucesión
La documentación de partida no es idéntica en todos los expedientes, pero debe permitir responder a cuatro preguntas: quién ha fallecido, quién puede heredar, qué bienes y deudas integran la herencia y qué Administración o autoridad va a recibir cada documento.
| Documento | Para qué sirve | Qué conviene comprobar |
|---|---|---|
| Certificado de defunción | Acredita el fallecimiento y suele ser el punto de partida de los trámites sucesorios. | El país de expedición, la autoridad que lo emitió y si será necesario presentarlo ante una autoridad española. |
| Certificado de actos de última voluntad y testamento | El certificado de actos de última voluntad permite conocer si se otorgó testamento en España y ante qué notario. | Si existe un testamento extranjero o el causante era extranjero, puede ser necesario comprobar el título sucesorio y los certificados equivalentes del país de origen. |
| Declaración de herederos, si no hay testamento | Acredita quiénes están llamados a la herencia cuando no existe testamento eficaz. | La declaración no sustituye la aceptación ni la partición. Puede ampliar esta cuestión en abintestato o sucesión intestada. |
| Identificación y datos fiscales del heredero | DNI o pasaporte vigente y, cuando corresponda, NIE o NIF para identificar al heredero ante notaría, Hacienda o entidades que intervengan. | Si el heredero reside fuera de España, conviene revisar pronto qué número de identificación exige el acto concreto y si actuará mediante representante. |
| Documentos de bienes, derechos y deudas | Permiten formar un inventario y valorar cómo aceptar la herencia. | Para inmuebles, saldos bancarios, seguros, participaciones o deudas, cada activo exige sus propios justificantes. |
Idea clave. La condición de heredero y la aceptación de la herencia no son lo mismo. Antes de firmar, conviene conocer el activo y el pasivo de la herencia; si existen dudas relevantes sobre las deudas, puede ser necesario valorar la aceptación a beneficio de inventario.
Cómo preparar la aceptación de herencia desde el extranjero
La mejor forma de evitar retrasos es ordenar los documentos antes de solicitar apostillas, traducciones o poderes. Este es el recorrido habitual:
| Paso | Qué hacer | Por qué importa |
|---|---|---|
| 1. Identificar el título sucesorio | Reunir certificado de defunción, últimas voluntades y testamento o declaración de herederos. | Permite saber qué documento acredita la condición de heredero y ante qué autoridad debe presentarse. |
| 2. Formar un inventario | Solicitar la documentación de inmuebles, cuentas, seguros, vehículos, participaciones, préstamos y gastos pendientes. | La decisión de aceptar no debe tomarse sin conocer también las cargas y deudas. |
| 3. Resolver la firma y la representación | Decidir si el heredero firmará personalmente o si necesita un poder especial para el expediente. | Un poder debe ajustarse a las facultades que realmente se van a ejercitar y al documento que recibirá el notario o la entidad correspondiente. |
| 4. Revisar formalidades de los documentos extranjeros | Comprobar país de emisión, apostilla o legalización, traducción y formato admitido. | No todos los documentos extranjeros siguen el mismo circuito ni todas las autoridades exigen lo mismo. |
| 5. Preparar las obligaciones fiscales | Identificar la Administración competente y reunir la prueba necesaria antes de que venza el plazo. | La fase fiscal no se resuelve automáticamente con la documentación civil o con el certificado sucesorio europeo. |
Apostilla, legalización y traducción jurada
La apostilla o la legalización no certifican que el contenido del documento sea correcto: sirven para comprobar su autenticidad formal según el sistema aplicable. Antes de iniciar trámites, hay que distinguir entre documentos emitidos en países parte del Convenio de la Apostilla de La Haya, documentos procedentes de otros países y documentos públicos que circulan entre Estados miembros de la Unión Europea.
Documentos públicos emitidos en la Unión Europea
El Reglamento (UE) 2016/1191 prevé, para determinados documentos públicos expedidos por un Estado miembro y presentados ante otro, una exención de legalización y apostilla. Entre los hechos cubiertos se encuentra la defunción. La norma no se aplica a documentos de países terceros ni decide por sí sola los efectos jurídicos del contenido del documento; por eso sigue siendo necesario verificar el documento concreto y la autoridad española que vaya a recibirlo.
Certificado sucesorio europeo
Si la sucesión tiene conexiones con varios Estados miembros, puede ser útil el certificado sucesorio europeo. El Reglamento (UE) 650/2012 establece que su utilización no es obligatoria y que no sustituye los documentos internos empleados en cada Estado miembro para fines similares. Puede acreditar, con el alcance que resulte del certificado, la condición de heredero, legatario, ejecutor o administrador en otro Estado miembro.
Plazos tributarios que conviene revisar desde el inicio
Los documentos civiles, la apostilla y la fiscalidad avanzan en paralelo. No conviene esperar a tener cerrada toda la partición para identificar el plazo aplicable y, si procede, solicitar una prórroga.
| Obligación | Regla general | Precaución práctica |
|---|---|---|
| Modelo 650 ante la AEAT en supuestos de no residentes | La AEAT indica un plazo de seis meses desde el fallecimiento o desde que sea firme la declaración de fallecimiento. La prórroga por un plazo igual debe solicitarse dentro de los cinco primeros meses. | La competencia tributaria puede corresponder a otra Administración según las circunstancias del caso; debe confirmarse antes de presentar. |
| Plusvalía municipal si hay terrenos urbanos | El artículo 110 de la Ley Reguladora de las Haciendas Locales fija, en transmisiones por causa de muerte, seis meses prorrogables hasta un año a solicitud del sujeto pasivo. | La ordenanza del ayuntamiento competente concreta la gestión práctica y puede haber más de un municipio afectado. |
Ejemplo práctico: un heredero que reside en Francia
Una persona fallece dejando una vivienda en España y una cuenta bancaria. Uno de los herederos reside en Francia y no puede desplazarse de inmediato. El primer paso es confirmar el título sucesorio y reunir la documentación de los bienes y deudas. Después debe decidir si firmará personalmente o mediante un apoderado, y revisar qué documentos franceses necesitan formalidad adicional para ser utilizados en España.
Si se utiliza un certificado de defunción expedido por una autoridad francesa, puede ser relevante comprobar el alcance del Reglamento (UE) 2016/1191. Si interviene un documento que no está cubierto por ese Reglamento o un poder otorgado ante un notario local, habrá que verificar previamente la formalidad exigida por el destinatario español. En paralelo, se debe identificar la Administración tributaria competente y preparar la documentación fiscal dentro de plazo. El expediente no se resuelve solo porque el heredero viva en otro Estado: la clave es coordinar los documentos sucesorios, notariales y tributarios en el orden correcto.
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Preguntas frecuentes
¿Tengo que viajar a España para aceptar una herencia?
No necesariamente. Según el caso, puede valorarse la actuación mediante poder o la intervención desde una oficina consular española con función notarial. La alternativa adecuada depende de los actos que deban firmarse, del país de residencia y de los requisitos de notaría, banco, registro o Administración.
¿Todos los documentos extranjeros necesitan apostilla?
No. Depende del país que emitió el documento, de su naturaleza y de la autoridad que lo recibirá. Determinados documentos públicos entre Estados miembros de la Unión Europea están cubiertos por el Reglamento (UE) 2016/1191; los documentos de países terceros siguen otras reglas.
¿Cuándo conviene solicitar el NIE?
Cuando el heredero extranjero debe identificarse fiscalmente o formalizar una escritura con trascendencia tributaria, el NIE suele ser necesario. Conviene revisar esta necesidad al inicio del expediente para evitar que retrase la firma o la presentación de documentación.
¿La documentación internacional amplía por sí sola los plazos fiscales?
No. La existencia de documentos extranjeros no suspende por sí misma los plazos tributarios. Si resulta aplicable una prórroga, debe solicitarse en la forma y dentro del plazo previsto por la Administración competente.
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- Certificado sucesorio europeo
- Abintestato o sucesión intestada
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Fuentes legales
- Reglamento (UE) 650/2012, en particular artículos 62, 63 y 69, sobre certificado sucesorio europeo.
- Reglamento (UE) 2016/1191, artículos 1, 2, 4 y 6, sobre documentos públicos entre Estados miembros.
- Agencia Tributaria, plazos del modelo 650 de no residentes.
- Texto Refundido de la Ley Reguladora de las Haciendas Locales, artículo 110, sobre plusvalía municipal.
- Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, legalización y apostilla.
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